Kanban voor de dailies-afdeling in het lab

Kanban is bijzonder geschikt om processen en werkstappen duidelijk en zichtbaar voor iedereen weer te geven. Alle interactieve processen in een dailies-workflow doorlopen meestal vaste fasen en kunnen daarom heel goed in een Kanban-board worden weergegeven.

In de regel brengt een koerier of chauffeur de dailies op een harde schijf naar het lab. Daar worden de gegevens gekopieerd en wordt er een LTO-back-up (Linear Tape-Open) gemaakt. Vervolgens worden de audio- en videogegevens gesynchroniseerd en wordt de film gekleurd, waarbij de gewenste look wordt gecreeerd en ervoor wordt gezorgd dat alle shots en tegenshots dezelfde kleurstelling en sfeer hebben. Zo kan de editor daarna alle clips eenvoudig aan elkaar monteren. Na de color grading worden DNxHD-bestanden voor de montagekamer en proxy's voor het dailies-platform gerenderd en via Webgate.io verstuurd. Alle deelnemers worden via een Webgate.io-notificatie-e-mail geinformeerd zodra er nieuwe gegevens beschikbaar zijn. Daarna wordt het materiaal onderworpen aan een QC (quality control), waarbij fouten in het materiaal, zoals focusproblemen of teamleden in beeld, worden vastgelegd. De LTO- en QC-rapporten worden vervolgens naar de betreffende mailinglijst gestuurd. Na handmatige controle of vrijgave door de montagekamer wordt de harde schijf teruggestuurd naar de set, waar deze kan worden geformatteerd en opnieuw gebruikt.

Dit is een standaard dailies-workflow die zich elke dag herhaalt. Waarom zouden teams dan Kanban gebruiken?

Agile methoden zoals Kanban zorgen ervoor dat je voortdurend de projecteisen en de laatste resultaten controleert. Problemen worden sneller herkend en opgelost. In elke dagelijkse routine kunnen fouten ontstaan. Een filmproject is een samenspel van veel mensen die vaak op verschillende locaties werken. Bijvoorbeeld: persoon A denkt dat persoon B de montagekamer heeft laten weten dat de DNxHD-gegevens klaarstaan voor verwerking in Webgate.io. Persoon B denkt daarentegen dat persoon A dit al heeft gedaan, en pas wanneer de montagekamer navraag doet, wordt duidelijk dat de gegevens al uren beschikbaar zijn - en gaat er kostbare tijd verloren.

Hoe kan een Kanban-board hierbij helpen?

Als je meerdere dailies wilt bijhouden, heb je een vorm van Kanban nodig die de fasen van het dagelijkse proces weergeeft. Het is belangrijk om te weten in welke fase de verwerking van de dailies zich bevindt, omdat ze zich in verschillende verwerkingsfasen kunnen bevinden en dat ook zullen doen. Om dit scenario in kaart te brengen, is het zinvol om kolommen aan te maken die deze fasen vertegenwoordigen. Voor de voorbeeldworkflow voor dailies zijn bijvoorbeeld vier kolommen handig, die «Voorbereiding», «Color grading en rendering», «Quality Control» en «Afronden» kunnen heten.

Zodra een nieuwe draaidag aan de postproductie is geleverd, wordt er een nieuwe kaart aangemaakt in de kolom Dailies-voorbereiding. De kaart krijgt de naam van het filmproject en de draaidag, het bijbehorende label wordt toegevoegd en er wordt een verantwoordelijke persoon toegewezen. De kaart wordt gevuld met een gedetailleerdere lijst met subtaken voor elke fase in de vorm van specifieke checklists. De eerste checklist Dailies-voorbereiding wordt aangemaakt met de drie subtaken: LTO-back-up starten, audio en video synchroniseren en scene/take-informatie toepassen. Zodra deze drie taken zijn voltooid, is de Dailies-voorbereiding afgerond en wordt de taak naar de volgende fase verplaatst. De collega's kunnen dan direct doorgaan met color grading en rendering.

Op deze manier is iedereen in het team geinformeerd over elke stap in het proces en kan iedereen in een oogopslag zien of een bepaalde taak succesvol is afgerond of niet. Extra informatie kan ook aan de kaart worden toegevoegd; bijvoorbeeld dat een shot dat in het cutterrapport staat niet is geleverd omdat de clip door een defecte accu verkeerd is opgenomen. Vragen en opmerkingen kunnen via de commentaarfunctie op elke kaart worden verduidelijkt. Niet weten of iets al is afgehandeld, behoort daarmee tot het verleden.

Tip: Houd de afzonderlijke subtaken het liefst alleen zo gedetailleerd als nodig is om een eenvoudige en snelle update van de dagelijkse status te garanderen en ervoor te zorgen dat het board altijd up-to-date is.